Соглашение с Пенсионным Фондом об электронном документообороте

Юридические лица – компании, организации и индивидуальные предприниматели, на благосостояние которых трудятся наемные сотрудники, обязаны взаимодействовать с Пенсионным фондом. Фирмы предоставляют в ведомство регулярные отчеты: документы, свидетельствующие о трудовой деятельности сотрудников, а также бланки, необходимые для начисления трудовых пособий. Заключившие соглашение об электронном документообороте с ПФР компании упрощают процессы сотрудничества с фондом, переводя работу в дистанционный, цифровой формат.

Что такое ЭДО с ПФР?

По закону, каждый страхователь – руководитель компании или организации, предоставляет сведения в Пенсионный фонд о работающих у него, застрахованных лицах. Отчетность по заключенным трудовым и гражданско-правовым договорам адресуется, в том числе и в форме цифрового документа, подписанного с помощью ЭЦП. Порядок передачи бумаг в представленном формате устанавливается государственными постановлениями и руководством ПФР.

Требования для подключения к ЭДО

Основной нормативный акт, регламентирующий работу ЭДО – это Постановление Правления ПФРФ от 11.03.2020. В рамках правового регламента описаны не только принципы работы всей системы, но и представлена инструкция по подключению.



Согласно опубликованному правительственному постановлению, представитель компании или организации, а также индивидуальный предприниматель, желающий подключиться к ЭДО, должен удовлетворять некоторым требованиям. Выполнить комплекс мероприятий смогут только лица, зарегистрированные в ПФР как работодатели, а также владеющие ЭЦП.

1. Регистрация в ПФР как работодатель

Процедура регистрации в ПФРФ обязательная для всех юридических лиц. По закону, все предприниматели, при постановлении на учет в ФНС, проходят перечень мероприятий по авторизации в системе Пенсионного фонда. Представителю компании не придется выполнять работу самостоятельно – все действия совершаются сотрудниками территориального подразделения налогового ведомства.

Пенсионный фонд регистрирует предпринимателя в течение трех дней с момента адресации уведомления, формируемого сотрудниками ФНС. После процедур по оформлению, представитель организации получает извещение о регистрации в ПФР в качестве работодателя. Свидетельство отправляется на электронную почту посредством уведомления, подписанного ЭЦП. С этого момента юридическое лицо может пройти процедуру регистрации личного кабинета на сайте ПФР в статусе страхователя.

2. Усиленная квалифицированная ЭЦП

Подключение к ЭДО ПФР – процедура, для реализации которой представителю организации или индивидуальному предпринимателю придется воспользоваться ЭЦП. Усиленная квалифицированная электронно-цифровая подпись – это именной сертификат, обеспечивающий безопасность в области удаленного документооборота. Нормативы, касающиеся работы с таким вариантом подтверждения личности заявителя, прописаны в Федеральном законе №63-ФЗ от 6 апреля 2011 года.

Получить ЭЦП чрезвычайно просто. Для оформления сертификата нужно обратиться к компании, оказывающей такие услуги и предоставить набор документов. Помимо копии информативных страниц паспорта и ИНН, заявители, обладающие статусом юридических лиц, приносят различные учредительные бумаги.

Пошаговый алгоритм заключения соглашения

Работодатели, обладающие статусом страхователя и юридического лица, могут заключать соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом в свободном, самостоятельном порядке. Администрация ведомства подготовила подробную инструкцию по организации удаленного взаимодействия между компаниями и территориальными подразделениями службы.

Шаг 1. Отправка заявление на подключение к ЭДО с ПФР

Начать процесс можно посредством заполнения заявления на подключение к ЭДО ПФР с дальнейшей адресацией заявки по адресу территориального подразделения службы. Загрузить образец и пустой бланк документа можно по кнопке ниже.

В рамках заявления присутствуют графы для внесения информации об организации: ИНН, КПП, регистрационный номер ПФР и пр. Также в заявке указан блок для указания данных об операторе – юридического лица, выступающего в качестве средства сертификации и защиты адресуемых в дальнейшем бумаг.

Шаг 2. Заполнение соглашения по электронному документообороту

Еще одна бумага, предоставляемая в территориальное подразделение фонда совместно с заявлением – это соглашение на электронный документооборот. Загрузить образец и пустой бланк свидетельства можно посредством перехода на данную страницу. В рамках бумаги также указывается информация, касающаяся юридических данных о предприятии.

Шаг 3. Ожидание решения от ПФР

По регламенту, сотрудники пенсионного фонда принимают решение о подключении организации к системе электронного документооборота в течение нескольких дней. Если в представленном заявлении или соглашении присутствуют ошибки любого характера, специалисты отклоняют заявку с подробным пояснением причин.

Важно, чтобы у уполномоченного лица также присутствовала электронная подпись, выданная сертифицированной государством компанией. Отсутствие аккредитации у такой организации также становится причиной отказа в оформлении договора об электронном документообороте.

Шаг 4. Установка и настройка программного обеспечения

Для того чтобы заключить ЭДО с ПФР, предпринимателю нужно дождаться соответствующей санкции со стороны ведомства, а пройти процедуры подписания соглашения обеими сторонами процесса. Далее представители юридического лица занимаются установкой и настройкой программного обеспечения, на котором основана вся система дальнейшей работы.


Шаг 5. Можно приступать к работе

После подачи заявления, подписания договора и установки программ, компания начинает взаимодействовать с ведомством посредством информационно-технологической системы в удаленном формате.

Как отключиться от ЭДО?

Для исключения компании из списка организаций, взаимодействующих с Пенсионным фондом посредством системы ЭДО, нужно:

1. Перейти на официальный сайт ПФР и пройти процедуру авторизации в личном кабинете страхователя.
2. Выбрать раздел «Личный кабинет», а затем щелкнуть по вкладке «Управление услугами».
3. Далее нужно указать категорию «Обмен с территориальными органами…» и выбрать пункт «Отключить».
4. Проставляем галочку напротив пункта о согласии с нормативами и регламентами процесса по отключению услуги.

Список операторов ЭДО ПФР

Операторы ЭДО ПФР, также называемые операторами связи – это компании, аккредитованные Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций. Данные организации выступают в качестве удостоверяющего центра, мощности которого используются для передачи информации от компании к ведомству в зашифрованном формате. Посмотреть всех операторов ЭДО ПФР можно на сайте Минкомсвязи.

Преимущества электронного документооборота с ПФР

Организация электронного документооборота между Пенсионным фондом России и налоговыми агентами – это взаимовыгодный процесс для обеих сторон.

В числе преимуществ такого метода взаимодействия:

• возможность использования актуальных форм, бланков и образцов;
• наличие системы подсказок, объясняющей правила работы с отчетами;
• возможность адресации документов в любое удобное время;
• отсутствие рисков, связанных с потерей или порчей бумажных свидетельств;
• возможность оперативного исправления ошибок в представленной отчетности;
• простая схема выполнения рутинных задач по заполнению различных форм;
• снижение затрат на организацию работы с документами бумажного формата.

Заключение

Благодаря системе ЭДО с ПФР юридические лица получают возможность экономии сил и времени сотрудников. Сокращаются издержки, касающиеся работы с бумагами – организация экономит на обслуживании принтеров, покупке расходных деталей и почтовой доставке. Для сдачи свидетельств в электронном формате представителям предприятия не придется посещать подразделение фонда. Все документы адресуются удаленно, с задействованием современной информационной платформы.