Как перейти на электронную трудовую книжку: заявление, уведомление и сроки перевода

Нормативы использования электронных трудовых книжек в России появились 1 января 2020 года, с вступлением в юридическую силу Федерального закона №439-Ф. По новым правилам, руководители организаций, выступающие в роли страховщиков для своих сотрудников, обязаны вести отчетность о рабочем стаже специалистов в цифровом формате. Регламенты, касающиеся взаимодействия с ЭТК опубликованы в ст.66.1 ТК РФ. Однако переход на электронные книжки не исключает возможности получения бумажного свидетельства. Работники организаций по-прежнему могут подать соответствующий запрос и выписать нужный бланк.

Сроки перехода на ЭТК

Основной нормативно-правовой акт, регламентирующий понятие об электронных трудовых книгах – это Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ. По представленным положениям, работодатели обязаны предоставлять данные о рабочей деятельности сотрудников в Пенсионный фонд посредством цифрового формата. Период добровольного перехода на новую систему продлился до 31.01.2020г. С начала 2021 года руководство компании, не выполнившее предписание, получит штраф в размере, прописанном в ст. 5.27 КоАП РФ. Таким образом, сроки перехода на электронные трудовые книжки должны быть реализованы без нарушений.

Пошаговая инструкция по переходу на электронную трудовую книжку для работодателей

Процедуры, связанные с переходом на цифровую трудовую книгу, представлены в соответствующем разделе законодательства России. Однако работа по переводу таких документов в цифровой формат обладает множеством нюансов. Впоследствии бланки адресуются территориальному подразделению Пенсионного фонда, который, по закону, обязан вести учет рабочей деятельности граждан страны.

Шаг 1. Издание приказа

В рамках Федерального закона №439-ФЗ приведена необходимость, касающаяся проведения определенных мероприятий в структурных подразделениях частных и государственных фирм. Таким образом, на вопрос о том, как работодателю перейти на электронные трудовые книжки, отвечает само законодательство.

Первое, что следует сделать руководству компании – это издать приказы:

1. Об утверждении регламента работ, проводимых с целью преобразования на цифровую отчетность в плане ЭТК.
2. О назначении перечня сотрудников, наделяемых нужными полномочиями и ответственных за проведение мероприятий, в том числе и по ведению документации в новом формате.

Шаг 2. Изменения в локальных актах

Следующий вид работ, связанных с переходом на ЭТК, заключается в корректировке локальных нормативно-правовых актах:

• выносится постановление об изменении должностных инструкций для специалистов, получающих ответственность над ведением отчетов;
• издается приказ об обновлении графика документооборота, в плане определения регламентов и сроков сдачи соответствующих бумаг.

Шаг 3. Техническая готовность

Основной момент, касающийся преобразования на систему подачи отчетности в формате цифровых свидетельств – это техническое оснащение. Административные структуры организации обязаны позаботиться о создании способов и средств работы с государственными структурами.

Также следует оформить отдельную электронную почту, зарегистрировав ее на сотрудника, ответственного за ведение и подачу ЭТК. На этот адрес прочие специалисты отсылают уведомления с указанием о выдаче сведений из информативной справки.

Шаг 4. Разработка формы уведомления и заявления

По Федеральному закону №439-ФЗ, работодатели, выступающие в роли страховщиков для своих сотрудников, должны уведомить коллектив о новой системе ЭТК до 01.07.2020г. В нормативных актах отсутствует постановление, регламентирующее правила заполнения подобного уведомления. Поэтому административный состав разрабатывает и оформляет бумагу в самостоятельном порядке.

Шаг 5. Проверка бумажных книжек

До начала процедур по взаимодействию с системой электронных свидетельств, имеет смысл провести инспекцию всех бумажных бланков. Назначенное ответственное лицо проверит корректность оформления представленных бумаг, и, при возникновении необходимости, внесет нужные правки.

Шаг 6. Подготовка к сдаче отчетности

По Федеральному закону №439-ФЗ, все юридические лица обязаны предоставлять отчетность:

1. в структуры Пенсионного фонда России – в ежемесячном формате;
2. представителям коллектива предприятия – по личному запросу или при увольнении.

Шаг 7. Уведомите работников о переходе на ЭТК

В соответствии с современными нормативами, руководство частной или государственной компании, обязано оповестить сотрудников о переходе на систему электронных трудовых книжек. Бланк такого уведомления можно загрузить по кнопке ниже.

В образцовом варианте документ включает в себя графы с разъяснением общих нормативов, возможности выбора формата ведения ТК, алгоритма выписки бумаг и пр.

Шаг 8. Прием заявлений от работников

Также законодательство регламентирует сроки приема заявлений от работников по поводу формата заполнения и предоставления ТК. Реализовать процесс адресации уведомлений нужно до 31.12.2020г.

Сотрудники могут отчитываться с использованием следующих образцов:

• заявление о желании использования прежней, бумажной трудовой книжки – скачать бланк заявления;
• заявление о переходе на новый, цифровой вариант свидетельств – скачать бланк заявления.

Шаг 9. Выдача бумажных трудовых книжек на руки

По новым регламентам, сотрудники предприятий, сделавшие выбор в пользу электронных свидетельств, получают прежние книги на руки. Факт выдачи бумажной ТК фиксируется проставлением подписи, а после завершения процедуры ответственный гражданин делает пометку, указывая на то, что конкретное лицо выполнило представленные обязательства.

На каких работников оформляется форма СЗВ-ТД в 2023 году?

В соответствии с установленными нормативами, форма СЗВ-ТД заполняется на имена сотрудников, которые:

• написали и предоставили заявление с указанием предпочтительного формата ведения ТК;
• столкнулись с необходимостью внесения изменений в ТК вследствие изменения рабочей деятельности.

Штраф за непредставление СЗВ-ТД

Штрафные санкции, налагаемые на сотрудников компаний за непредставленную или некорректно заполненную справку формата СЗВ-ТД, описаны в Федеральном законе №90-ФЗ от 01.04.2020г. По нормативно-процессуальному акту, в ст. 15.33.2 КоАП вносятся поправки, касающиеся нового вида материальных взысканий за описанное нарушение. Размер штрафа составляет 300-500р за каждый не предоставленный или неправильно заполненный отчет.

Популярные вопросы

Разберем несколько часто задаваемых вопросов.

Обязателен ли переход на электронные трудовые книжки?

Федеральное законодательство регламентирует процесс преобразования на систему взаимодействия с электронными трудовыми книжками на добровольной основе до 30.12.2020. С 2021 года компании, не выполнившие опубликованные предписания, будут оштрафованы.

Что делать с сотрудниками, которые сохранят бумажные ТК?

Администрация компании, столкнувшейся с желанием ведения свидетельства в бумажном формате, обязана принять во внимание мнение самого специалиста. После подачи соответствующего письменного заявления, ответственные за заполнение ТК лица получают обязательства, касающиеся необходимости формирования отчетности сразу в двух вариациях. Проще говоря, в адрес конкретного лица книга будет вестись как в цифровом, так и в бумажном формате.

Заключение

Система, представленная в Федеральном законе №439-ФЗ, предлагает государственным и частным компаниям новый вариант обращения с трудовыми свидетельствами. Благодаря изменениям в законодательстве, юридические лица получают возможность облегчения процессов документооборота из-за перевода еще одного процесса на цифровой формат. Однако нюансы такой процедуры нуждаются в тщательном понимании и переосмыслении, ведь предложенный правительством закон включает в себя большое количество новых требований.