Электронная трудовая книжка, как и где посмотреть, плюсы и минусы

В конце 2020 закончился переход на электронные трудовые книжки. В связи с чем у работников и работодателей появляется много вопросов. Что будет с бумажной версией документа? Обязателен ли переход? В этой статье ответим на все часто задаваемые вопросы.

Электронная трудовая книжка

Введение трудовой книжки в электронном виде состоялось 1 января 2021 года. Благодаря ей любой работающий россиянин может без особых проблем посмотреть свой трудовой стаж. В то же время, для работодателей открываются новые возможности в кадровом учёте. Стоит отметить, что переход на электронный документ добровольный, и можно продолжать пользоваться бумажной версией трудовой книжки. Электронная трудовая книжка с 01.01.2021 ведется уже на каждого сотрудника. Каждый может выбрать оставить одновременно бумажный вариант трудовой или нет. Так всё-таки, что даёт электронная трудовая книжка.

Что это такое?

По своему назначению и наполнению электронная и бумажная трудовая книжка не сильно отличается. В ней можно найти следующую информацию:

• ФИО;
• Место, где работает человек;
• Какую должность он занимал, его профессия, специальность и квалификация;
• Структурное подразделение;
• Даты, когда человек был принят на работу, когда его переводили в другое подразделение, а также дата увольнения. Вместе с этим пишутся номера соответствующих приказов;
• Информация о присвоении новой квалификации;
• Если человек был судим и суд постановил, что человек не может занимать какую-либо должность, то это будет отмечено в электронной трудовой книжке;
• Основания, по которым были разорваны предыдущие трудовые договоры.

Преимущества

Главное преимущество электронной трудовой книжки – это удобство. Не нужно будет относить её работодателю, он сам обратиться куда нужно и получит к ней доступ. Кроме того, в электронном документе работодатель может найти и СНИЛС, который привязывается к трудовой книжке.

Также намного проще будет с оформлением выплат. Так как вся информация из трудовой книжки будет храниться в интернете, то никаких документов гражданину приносить не надо будет. Используя межведомственную связь, организация сама найдёт нужную информацию.

Не стоит забывать, что электронная трудовая книжка более надёжная. Бумажный документ может сгореть, порваться или просто потеряться, а электронный сохранён на сервере и с ним ничего не случится.

Недостатки

Главным минусом можно считать отсутствия в документе некоторой важной информации. Например, данные о полученных работниками наградах. Также туда не вносится информация о работе вахтовым методом. Вместо этого такая информация предоставляется отдельными документами.

В интернете нет ничего очень надёжного. Поэтому, несмотря на то что документ будет защищён от огня, но опытные хакеры могут украсть личную информацию гражданина. Кроме того, не исключены и ошибки со стороны Пенсионного фонда, которые могут просто что-то потерять.

Где и как посмотреть трудовую книжку в электронном виде

Для того, чтобы посмотреть на этот документ, нужно воспользоваться одним из следующих способов.

Сайт ПФР

Чтобы посмотреть на свою электронную трудовую книжку, можно использовать официальный сайт Пенсионного фонда России.

Шаг 1. Для этого, прямо со стартовой страницы ПФР нужно зайти в уже существующий аккаунт через Госуслуги или создать новый.

Шаг 2. В разделе «Электронная трудовая книжка» кликнуть на надпись «Заказать справку о трудовой деятельности».

Шаг 3. Ставим галочку, после чего автоматически заполняется адрес электронной почти (из Госуслуг) и жмем «Запросить».

Шаг 4. Информация появится на экране в течении 5 минут. Файл можно скачать на компьютер. Помимо этого, документ будет отправлен вам на эл. почту (проверьте).

У работодателя

Понятно, что вся информация об электронной книжке храниться в Пенсионном фонде России, но как эти данные туда попадают?

От работодателя. Поэтому вполне логично, что информацию из электронной ТК можно узнать у него. Однако, есть один нюанс – никто не имеет доступа к полной информации на книжке, кроме её владельца. Работодатель может предоставить данные только за тот период, в который гражданин работал именно у него, так как он просто не имеет доступа к другой информации.

Получение электронной трудовой книжки

Получить электронные версии книжки может любой гражданин начиная с 1 января 2020 года. При этом переход на эту версию документа полностью добровольное. Исключением являются люди, которые начинают работать с 2021 года. Они смогут владеть только электронной версией документа.

Процедура перехода

Все граждане, которые имеют бумажную версию документа, имели возможность до 31 декабря 2020 года подать заявление, в котором нужно было изъявить желание о переходе с бумажной версии документа на электронную. В то же время от бумажной версии после перехода избавляться ни в коем случае нельзя, ведь это единственный документ, с помощью которого можно будет подтвердить свой трудовой стаж до 2020 года.

Также работодатель, после того как работник получит ЭТК, не избавляется от бумажной версии. Кроме того, он продолжает его заполнять, наравне с ЭТК. Если работник за весь 2020 год не решится перейти на электронную ТК вместо бумажной, то работодатель должен будет продолжать заполнять бумаги.

Также работник имеет право подать заявление с просьбой, чтобы работодатель продолжал вести и бумажную книжку. Это можно сделать как на старом, так и на новом месте работы.

Например, они были в отпуске или не могли выполнять свои обязанности по каким-либо причинам. Также, если человек был отстранён от работы на законных основаниях, он также имеет право подать заявление.

Заявление

Всего есть два заявления, которые можно подать своему работодателю – о сохранении бумажной трудовой книжки, или использовании только электронной.

На самом деле точно никто не может сказать, какой вариант лучше выбрать. Всё зависит от ситуации. Например, если у работника большой стаж и есть шанс выйти на досрочную пенсию, то лучше не рисковать и отказаться от ЭТК, так как при переходе на этот документ учитывается только стаж, начиная с 2020 года. Будет сложно доказать, что на самом деле стаж больше, чем указано в ЭТК.

В то же время, если ничего из этого нет, и стаж всё равно слишком маленький, то можно перейти без рисков для пенсии.

Изначально в законе об электронной трудовой книжке было положение, согласно которому в России должны отказаться от обычной версии документов к 2027 году. В принятой версии этого положения не было, но нет никаких гарантий, что его не вернут позже.

Популярные вопросы

Естественно, все привыкли к обычной версии ТК, поэтому по поводу перехода на ЭТК у них возникает много вопросов. В этой части статьи будут рассмотрены самые главные вопросы.

Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку?

Это всё зависит от конкретной ситуации. Если гражданин считает, что так ему будет удобнее, да и никаких рисков пострадать от того, что трудовой стаж будет насчитываться только с 2020 года, то тогда можно будет переходить на ЭТК.

Нужно смотреть на плюсы и минусы. Если положительные стороны ЭТК для гражданина перевешивают отрицательные, то тогда стоит подать заявление на замену.

У кого имеется доступ к электронной трудовой книжке?

Только двое лиц имеют доступ к электронной трудовой книжке – сотрудник и его работодатель. При этом у первого имеется полный доступ – он может узнать полную информацию – когда, где и сколько времени он работал, и так далее. У работодателя уровень доступа ограничивается только периодом времени, в котором гражданин работал на него. Он не может узнать, где человек работал раньше, если работник ему об этом не скажет.

Есть ли отличия в выписке состояния лицевого счета между бумажной и электронной версией?

На сайте Пенсионного фонда России можно найти две услуги, которые очень похожи друг на друга:

1. Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР. Эта услуга существует уже очень давно.
2. Выписка из электронной трудовой книжки. Эта услуга появилась совсем недавно.

Извещение о состоянии лицевого счёта в ПФР представляет собой длинную бумагу с таблицей, в которой собрана информация обо всех перечислениях в Пенсионный фонд от всех работодателей гражданина. Разобраться в огромном количестве цифр сложно, однако благодаря этому можно будет примерно наметить размер будущей пенсии.

Какую книжку предъявлять при трудоустройстве?

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, нужно знать, перешёл гражданин на ЭКТ или нет.

• Если не перешёл и продолжает пользоваться обычной бумажной трудовой книжкой, то в его жизни вообще ничего не меняется. Он продолжит жить как жил, работать, получать зарплату, набирать стаж. Книжка продолжит храниться у работодателя и не нужно будет ни о чём волноваться.
• Если перешёл, то книжка возвращается своему владельцу. Обычно так делают в тех случаях, когда работника увольняют, но в этот раз всё будет по-другому. То есть, трудовая книжка вернётся назад к работнику, но вместо записи об увольнении будет запись о переходе на ЭТК.

Насчёт пенсии тоже волноваться не стоит. Все данные о переводах сохраняются в Пенсионном фонде и продолжают там храниться даже после замены. Единственным исключением являются случаи, когда в ПФР происходят ошибки.

Заключение

Как можно понять, электронная трудовая книжка – это не что-то страшное. Наоборот, она намного удобнее бумажной. При этом человек, который хочет перейти с одной версии на другую, ничем не рискует.